Cover: mit KI erstellt
Zusammenfassung
Routine erschwert bekanntermaßen den kritischen Blick. Auch interne EASA-Compliance-Audits können deshalb an strukturelle Grenzen stoßen, die mit der Kompetenz der Prüfenden nichts zu tun haben. Fünf typische blinde Flecken zeigen, wo eine ergänzende Perspektive besonders wertvoll sein kann.
1. Ein EASA Compliance Check sieht nur, was dokumentiert ist
Ein reiner Compliance Check kann sich darauf beschränken, dokumentierte Verfahren mit den einschlägigen Anforderungen abzugleichen. Ob diese Verfahren in der betrieblichen Praxis wirksam umgesetzt werden, lässt sich dagegen erst durch weitergehende Auditmethoden wie Interviews, Stichproben und Beobachtungen beurteilen. So waren in einem Flugplatzhandbuch die Dokumentenrevision und die zugehörigen Zyklen beschrieben. Der Dokumentenabgleich ließ daher zunächst einen konformen Prozess erkennen. Im Audit zeigte sich jedoch, dass zahlreiche Revisionsaufgaben aus Zeitmangel in den Fachabteilungen nicht bearbeitet wurden und sich ein erheblicher Rückstau entwickelt hatte.
2. Die Lücke zwischen Dokumentation und Praxis bleibt intern oft unsichtbar
Werden Organisationen vor allem über Kennzahlen und Ergebnisse gesteuert, kann der Tatsächliche Weg zum Ergebnis aus dem Fokus geraten. Solange die Zahlen stimmen, hinterfragt intern erfahrungsgemäß kaum jemand die etablierten Arbeitsabläufe. Abweichungen von den vorgegebenen und dokumentierten Prozessen wächst schleichend bedingt durch bspw. Zeitdruck und Überlastung und werden häufig erst bei einer gezielten Prüfung sichtbar.
3. Interne EASA-Compliance-Audits bestätigen eher, was man erwartet
Wer einen Prozess täglich lebt, ergänzt fehlende Informationen häufig automatisch und unbewusst durch Erfahrungswissen. Ein unklar formulierter Verfahrensschritt erscheint dem Prozessverantwortlichen so ggf. eindeutig, weil er weiß, was gemeint ist. Ein neuer Mitarbeiter oder ein anderes Team interpretiert diesen möglicherweise anders. Prüft ein internes Audit auf ein gemeinsames Verständnis, können bestehende Missverständnisse aufgelöst und Verfahren nachgeschärft werden.
4. Wiederkehrende Abweichungen werden zum Alltag
Ein Workaround, der jeden Tag funktioniert, gilt irgendwann als Teil des regulären Betriebs und nicht mehr als Abweichung. Mit jeder Wiederholung fällt er weniger auf. Das betrifft auch erfahrene und geschulte Mitarbeiter. Wer ein System täglich verantwortet, kann es nur begrenzt unabhängig bewerten.
5. Ohne Vergleichswerte fehlt der Maßstab
Als Vergleichswert zwischen verschiedenen Organisationen eignet sich bspw. die Anzahl an Findings kaum, denn Organisationen können sich in bestimmten Aspekten stark unterscheiden. Interessanter ist deshalb eher, wie andere Organisationen Compliance generell aufstellen und in diesem Kontext Audits einsetzen und durchführen. Fehlt dieser Blick, lässt sich intern schwer einschätzen, ob das eigene Vorgehen gängig oder ungewöhnlich ist und ggf. angepasst werden sollte. Auditoren, die unterschiedliche Flughäfen, Behörden und Managementsysteme sehen, erkennen typische Muster schneller.
AviaCert verfügt als externer Partner über eine unabhängige Perspektive und langjährige Erfahrung im Luftfahrtbereich und kann somit den oben genannten fünf Faktoren gezielt entgegenwirken sowie bei Ursachenanalyse und Umsetzung der Abhilfemaßnahmen nach dem Audit unterstützen.